Zusammenfassung

• Ausgangslage: Marc O'Polo war mit WhatsApp bereits erfolgreich: Eine fünfstellige Abonnentenzahl in Deutschland, tägliche Kundenchats, ein laufender Betrieb. Aber das Setup war mit der Zeit gewachsen, ohne dass eine klare Struktur dahinterstand. Und der geplante Roll-Out nach Polen brauchte eine Grundlage, die auch für weitere Märkte funktioniert.
• Lösung: Wir haben uns in einem Pitch-Verfahren als Partner durchgesetzt und zwei Dinge parallel angegangen: die Restrukturierung des deutschen Accounts und den Aufbau eines skalierbaren Blueprints für den internationalen Roll-Out, gestartet mit Polen.
• Ergebnis: MOP Polen ging in wenigen Wochen mit einer vierstelligen Abonnentenzahl live. Der deutsche Account hat eine neue, zukunftsfähige Struktur. Die zunächst auf wenige Monate angesetzte Zusammenarbeit wurde verlängert.

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Ausgangslage

Marc O'Polo hat WhatsApp nicht unterschätzt. Der Kanal war bereits aktiv, gut genutzt und hatte eine relevante Reichweite. Täglich führte das Team Chats mit Kunden. Der direkte Draht zur Zielgruppe funktionierte.

Aber mit dem Wachstum war auch die Komplexität gewachsen. Das Setup im Tool war über die Zeit entstanden. Ohne feste Strukturen, ohne klare Regeln, ohne einen Plan, der sich auf neue Märkte übertragen lässt. Was gut genug für den Anfang war, reichte für die nächste Stufe nicht mehr aus.

Gleichzeitig stand ein konkretes Ziel auf der Agenda: der Roll-Out in Polen. Ein neuer Markt, eine neue Zielgruppe und die Frage, wie man das so aufbaut, dass es danach auch in weiteren Ländern funktioniert.

Unser Befund: Der Kanal hatte Substanz. Was fehlte, war eine Grundlage, die weiteres Wachstum trägt, in Deutschland und international.

MOP hat sich in einem Pitch-Verfahren bewusst für uns entschieden. Die Aufgabe war klar: Struktur schaffen, Polen launchen, den Kanal für die Zukunft aufstellen.

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Herausforderung

Wir haben beide Themen von Anfang an zusammen gedacht,  denn die Lösung für Polen und die Lösung für Deutschland hatten denselben Kern: ein sauberes, einheitliches Setup, das skaliert.

Für Polen haben wir zunächst eine klare Analyse vorgenommen: Was macht den Markt aus? Was hat in Deutschland funktioniert, was muss angepasst werden? Daraus haben wir ein Setup definiert, das nicht nur für Polen gilt, sondern als Vorlage für jeden weiteren Markt dient.

Für Deutschland war die Diagnose eine andere: Hier ging es nicht darum, etwas Neues zu bauen, sondern das Bestehende zu ordnen. Ein Account, der organisch gewachsen ist, braucht irgendwann einen Neustart in der Struktur bevor weitere Optimierungen greifen können.

Unser Grundsatz: Bevor wir neue Inhalte und Kampagnen aufsetzen, muss das Fundament stimmen. Ein unstrukturiertes Setup lässt sich nicht effizient skalieren.

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Unsere Lösung

Polen: Von null auf live in wenigen Wochen Wir haben das komplette Setup für den polnischen Account übernommen.Von der technischen Einrichtung über die Kanalstrategie bis zur Launch-Kampagne, mit der wir den neuen Kanal im Markt bekannt gemacht haben. Das Ergebnis: eine vierstellige Abonnentenzahl zum Launch. Und ein Blueprint, der den Roll-Out in weiteren Ländern deutlich vereinfacht.

Deutschland: Struktur für weiteres Wachstum Den deutschen Account haben wir von Grund auf neu strukturiert. Konkret bedeutet das:

• Einheitliche Namenskonventionen für alle Inhalte und Abläufe
• Klare Übersichten über Automatisierungen, Kampagnen und Tags
• Feste Prozesse für wiederkehrende Aufgaben, die das Team entlasten
• Neue Content-Formate, die Nutzer regelmäßig neu ansprechen

AI Bot: Vom Workaround zur skalierbaren Lösung Der bestehende AI Bot hatte ein typisches Problem: Der zugrundeliegende Prompt war über die Zeit immer länger geworden: Ohne Struktur, schwer zu warten, schwer zu optimieren. Wir haben den Prompt komplett neu aufgebaut: klar gegliedert, so dass die KI ihn besser verarbeiten kann und Anpassungen in Zukunft gezielt vorgenommen werden können.

Zusätzlich haben wir gemeinsam mit dem Tool-Anbieter neue technische Möglichkeiten erschlossen. Der Bot kann jetzt echte Produktempfehlungen aussprechen. Inklusive Carousel-Nachrichten mit direktem Produktbild und Link. Das ist ein spürbarer Qualitätssprung in der Nutzererfahrung.

Segmentierung: Die richtigen Inhalte zur richtigen Zeit Wir haben eine klare Strategie definiert, wann welcher Nutzer welche Botschaft bekommt. Das klingt einfach, macht in der Praxis aber den Unterschied zwischen einem Kanal, der nervt, und einem, der echten Mehrwert liefert.

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Ergebnisse

Der Fortschritt in wenigen Monaten war spürbar,  weil wir nicht nur beraten, sondern aktiv in der Umsetzung mitgearbeitet haben.

• MOP Polen ist live mit einer vierstelligen Abonnentenzahl und mit einem Setup, das für weitere Märkte direkt übernommen werden kann.
• Der deutsche Account hat eine neue Struktur, die effizientes Wachstum ermöglicht. Ohne dass das Team jedes Mal von vorne anfangen muss.
• Der AI Bot liefert heute bessere Antworten, spricht echte Empfehlungen aus und lässt sich deutlich einfacher weiterentwickeln.
• Nutzer in Polen und Deutschland werden heute regelmäßig mit Insights, Deals und Inspiration versorgt. Iim Rahmen des Conversational Excellence Ansatzes von MOP.

Die Zusammenarbeit war ursprünglich auf wenige Monate ausgelegt. Sie wurde verlängert weil die Ergebnisse für sich gesprochen haben und nun weitere Potenziale erschlossen werden wollen.

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Fazit

Die Zusammenarbeit war ursprünglich als Projekt auf den Polen Rollout ausgelegt. Sie wurde verlängert weil die Ergebnisse für sich gesprochen haben und nun weitere Potenziale erschlossen werden wollen.